27 Tips om een succesvol EPD nog succesvoller te maken

>>Een lekker lang artikel! En geen tijd om het nu te lezen?
Klik hier om het artikel te downloaden.

plaatjeEen succesvol EPD verdient het om voortdurend aandacht te besteden aan het succesvol houden ervan.
Geen enkel systeem blijft in status quo.
Gebruikers veranderen, zorgprocessen veranderen en de software verandert.
Daarom heb ik 27 praktische tips op een rijtje gezet om te werken aan het succesvol houden van het EPD.

1. Controleer de TAB-volgorde in elk formulier

Gebruik van toetsenbord is veel sneller dan steeds wisselen tussen muis en toetsenbord. Zeker bij typ-vaardige gebruikers en in situaties waar de patient naast de /bij de gebruiker zit. Het meest vervelende dat je kan overkomen is dat de TAB-volgorde niet klopt, zodat je de hele tijd moet zoeken naar de juiste velden. Kleine moeite, groot plezier om die kloppend houden, ook bij mutaties in formulieren.

2. Maak de benaming van knoppen consistent

Voor gebruikers is het erg verwarrend als er knoppen zijn in hun EPD met hetzelfde of vergelijkbaar resultaat. Zoiets als een knop OK, Opslaan, Opslaan en Sluiten, Sluiten die zorgen voor het opslaan van gegevens en het sluiten van formulieren. Zorg voor consistentie, zodat elke gebruiker weet wat hij/zij kan verwachten.

3. Beperk het aantal manieren om iets te bereiken

Een beetje cryptisch, dat geef ik toe, maar ik leg het uit. Het lijkt handig om op 10 verschillende manier gegevens te kunnen vinden in een systeem, maar in de praktijk zorgt het voor verwarring. Bekijk het eens op deze manier: Je staat voor het schap met pasta in de supermarkt. Van boven tot beneden pasta, wel 9 soorten pasta in 8 verschillende verschijningsvormen, welke kies je? Je gaat je afvragen of de ene beter is dan de andere soort en waarom. En waarom is de ene duurder dan de andere? Te veel keuze zorgt voor keuze-stress en dat wil een gebruiker niet. Gewoon doen wat ie moet doen, en geen gedoe of onduidelijkheid.

4. Geef gebruikers elke dag een tip over sneltoetsen en functie-toetsen

Gebruikers pikken tijdens een initiële training niet heel veel op over kleine en specifieke mogelijkheden in een nieuw systeem. Bovendien zijn veel gebruikers van nature geneigd om direct met een muis te gaan klikken. Kijk maar eens bij een training die je binnenkort bijwoont of geeft. Toch is het werken met toetsenbord en sneltoetsen erg praktisch en tijdsbesparend. Vraag daar aandacht voor, bij elke gelegenheid die je hebt. Zowel als je bij gebruikers zit, als bijvoorbeeld via een EPD tips mailing.

5. Analyseer de foutmeldingen en vragen die binnenkomen

Bij de servicedesk of helpdesk komen dagelijks vragen en meldingen van gebruikers binnen. Ongetwijfeld worden die in een systeem geregistreerd. Maak gebruik van die data en analyseer waar gebruikers tegenaan lopen. Niet zozeer hoeveel meldingen openstaan of opgelost zijn, maar juist de inhoud van de vraag.

6. Meet en communiceer de snelheid van het systeem periodiek

Misschien wordt de snelheid van het systeem wel periodiek gemeten. Ik ben alleen nog niet tegengekomen dat dit ook gedeeld wordt met het huis. Waarom niet, snelheid is heel belangrijk, maar het is ook subjectief. Herken je dit? Als ik haast heb, duurt zelfs een halve seconde te lang. En in mijn beleving is het systeem traag. Maar een dag later heb ik alle tijd van de wereld en dan is het geen probleem als het laden van hetzelfde formulier 3s duurt. Het mooiste is dat een gebruiker de getallen ziet en ziet dat het systeem snel is (of niet), de beleving ook zal zijn dat het systeem snel is. Terwijl het voorheen misschien niet zo ervaren werd.

7. Analyseer welke formulieren niet of weinig gebruikt worden

Heel veel EPD projecten hebben geleid tot formulieren die na de implementatie niet of nauwelijks gebruikt worden. Dit is ballast die tot verwarring kan leiden bij gebruikers. Wat moet ik waar vastleggen is een veelgehoorde vraag van gebruikers, voor een deel veroorzaakt door verschillende formulieren met dezelfde gegevens. Beheersmatig is het ook niet prettig als er veel formulieren beschikbaar blijven die eigenlijk geen onderdeel meer uitmaken van de dataset van een specialisme of dossier.

8. Onderzoek met regelmaat welke data het meest gebruikt worden

Net als weten welke formulieren nauwelijks gebruikt worden, is het ook zinvol om te weten welke data heel veel vastgelegd wordt. Zo kan je meedenken over het gebruik van formulieren en bijvoorbeeld de volgorde van items. Velden die vaak gevuld worden en die tussen velden staan die niet veel worden ingevuld, staan misschien handiger bovenaan of keuze opties in een veld, waarbij steeds het veld ‘Anders, nl’ gekozen wordt heeft niet de juiste opties. Jouw expertise mag je – moet je – inzetten om het EPD en het EPD gebruik beter te maken. Hier zit een uitgelezen mogelijkheid voor jou.

9. Onderzoek bij gebruikers hoe zij omgaan met externe documenten

Heel vaak is het inscannen van papieren die binnenkomen via de post of met de patient zelf een procedure die behoorlijk goed is ingeregeld. Voor digitale documenten, foto’s of filmpjes is dat lang niet altijd het geval. Niet iedere afdeling heeft ermee te maken, maar het kan erg lastig zijn. Ik heb voorbeelden van afdelingen waar digitaal binnengekomen documenten geprint werden en vervolgens weer ingescand. Een ander proces had men niet.

10. Onderzoek bij gebruikers hoe zij data opzoeken

De strategie die gebruikers hebben om data op te zoeken en vast te leggen, is lang niet altijd de meest efficiënte. Jouw kennis en expertise kan de gebruiker helpen om sneller te werken of slimmer te werken. De afspraken over welke data waar precies vastgelegd moet worden is natuurlijk iets wat gebruikers onderling moeten bepalen.

11. Vraag gebruikers om gerichte feedback over functionaliteit

Specifieke vragen geven specifieke antwoorden. Als je vraagt hoe het gaat of wat iemand vindt, dan krijg je een algemeen antwoord. Tenzij diegene net met een probleem geworsteld heeft. Maar vraag je naar de positieve ervaringen met de agenda of de lastige dingen in de werklijst, heb je grote kans dat je ook een bruikbaar antwoord krijgt. Vermijd dus algemene vragen, als je een concreet antwoord wil.

12. Kijk mee met gebruikers bij gebruik van ToDo- of werklijsten

Het gebruik van ToDo-, actie- of werklijsten is vaak lastig in te passen in de werkwijze, met name om overzicht te houden over uitstaande activiteiten. Verschillende activiteiten worden door verschillende rollen uitgevoerd, wat overzicht houden in veel gevallen lastig maakt. Een voorbeeld is dat de klinische consulten vaak onder verantwoording vallen van een arts-assistent, terwijl secretaresse of poli-assistente afspraken maken voor poliklinische consulten. Voorheen kwamen alle consultaanvragen binnen via het secretariaat of de poli.

13. Vraag gebruikers hoe zij overzicht houden

Een groot punt van digitaal werken voor gebruikers is dat overzicht houden over de patient lastig gevonden wordt. Gegevens moeten bij elkaar gezocht worden en elke gebruiker kiest daar een eigen methode voor. Als je van veel gebruikers weet hoe zij dit doen, heb je enerzijds mogelijkheden eventuele technische opties te delen, maar je kan ook delen hoe collega’s het aanpakken.

14. Vraag gebruikers wat ze doen als ze iets niet snappen of weten

Heel veel gebruikers in de zorg zijn praktisch ingesteld. Zodra ze tegen een probleem aanlopen, lossen ze dat op. En in veel gevallen is die oplossing niet, even bellen naar de helpdesk. Ze hebben een work-around in het systeem, of schakelen een collega in. Super, natuurlijk, want het proces loopt gewoon door. Maar voor de kwaliteit van de data en de kennis van de gebruiker is dat misschien niet de beste oplossing. Door consequent aan gebruikers te vragen wat ze doen als ze een probleem tegenkomen, kan

15. Match de vragen van gebruikers met problemen die gemeld werden

Het registreren van alle meldingen heeft als voordeel dat een database ontstaat die je kan gebruiken. Je kan periodiek nagaan of er vragen of problemen zijn die steeds terugkomen. Hieruit blijkt niet alleen welke aanpassingen in het systeem nodig zijn of gevraagd worden, maar als heel consequent gebruiksvragen genoteerd worden krijg je ook inzicht in de kennis- en vaardigheden van gebruikers. En dat is weer heel handig om gericht uitleg of tips te geven aan gebruikers.

16. Verdiep je in zorgprocessen

Zorgprocessen verlopen in grote lijnen natuurlijk op elke afdeling hetzelfde. Toch zijn er (grote) verschillen. Allereerst beïnvloedt het type patient de zorg en het proces. Een patient bij orthopedie is anders ziek dan een patient bij cardiologie of de longafdeling. Ten tweede is de registratie bij de chirurgische vakken vaak beknopter en meer puntsgewijs dan de registraties door een internist. Beide aspecten zorgen voor verschillen in het zorgproces. Het loont om van verschillende afdelingen – klinisch en poliklinisch – te weten hoe het proces in elkaar zit en welke actoren erbij betrokken zijn. De belangrijkste reden is dat je een handvat krijgt om in te schatten wat de betekenis is in het dagelijks werk van bepaalde aanpassingen in software en/of hardware.

17. Bedenk dat ICT voor gebruikers geen core business is

Hoe ervaren en geïnteresseerd gebruikers ook zijn in ICT, het is voor hen geen core-business. EPD gebruikers bijvoorbeeld zijn zorgverleners en het is belangrijk om dat altijd voor ogen te houden. Het is een noodzakelijk onderdeel van het werk geworden, maar ook niet meer dan dat. Dit geldt natuurlijk niet voor iedereen, maar wel voor het aller-allergrootste deel van de gebruikers.

18. Besteed aandacht aan algemene PC vaardigheden

Een belangrijke factor in het succes van ICT gebruik is de algemene computervaardigheid van gebruikers. Zijn ze handig in het gebruik van muis, toetsenbord, kennen ze de algemene Windows functionaliteit, zoals het openen van meerdere windows, het wisselen tussen bestanden, Opslaan als- functionaliteit of de mogelijkheid om meerdere tabbladen te maken in Excel. Misschien denk je wel dat dit overdreven is, maar onderzoek wijst uit dat algemene PC vaardigheden direct gerelateerd zijn aan tevredenheid over een bepaalde applicatie. Zelfs de tevredenheid over hun werk in het algemeen is eraan gerelateerd.

19. Meet regelmatig de tevredenheid

De simpelste manier manier om dat te doen is natuurlijk vragen wat goed gaat en wat misschien minder goed gaat bij gebruikers. Mocht je een grotere groep willen benaderen, dan is het handig om een vragenlijstje via mail of een tool zoals SurveyMonkey voor te leggen. Zorg er wel voor dat gebruikers – als ze dat willen – hun reacties anoniem kunnen geven. In mijn ervaring worden sommigen echt weerhouden om hun ervaringen te delen als ze hun naam moeten ingeven. Als je dit wil doen, stuur me even een mail. Je krijgt dan van mij een overzicht van de vragen die je kan stellen, afhankelijk van het doel van je meting.

20. Check regelmatig bij gebruikers waar ze het EPD nodig hebben

Dit kan je meenemen bij het meten van tevredenheid. Je kan ook aan gebruikers die je toevallig tegenkomt op de gang, bij overleggen of borrels, vragen of ze echt overal waar ze het EPD nodig hebben toegang hebben. En zodra je een gebruiker een stuk papier uit de zak ziet vissen, kan je de vraag stellen of dat anders zou kunnen.

21. Leer gebruikers hoe ze kunnen werken met het toetsenbord

In deze tijd met touch-screens en muizen is het misschien een gek iets, maar het toetsenbord blijft handig in het gebruik. Veel gebruikers hebben geen idee welke functie-toetsen ze kunnen gebruiken, hoe ze een selectie maken met het toetsenbord als ze een aantal keuzes hebben.

22. Geef gebruikers tips voor (gratis) typ-cursussen

Typen is nog steeds onontbeerlijk in veel ICT toepassingen, zoals het EPD. En veel gebruikers zijn niet vaardig genoeg in het typen. Dit geldt helaas niet alleen voor oudere gebruikers. Er zijn allerlei online typ-cursussen, sommigen zelfs gratis, die iedereen zo kan volgen. Sommige cursussen laten je eigen bestanden uploaden, zodat gewerkt kan worden met eigen (vak)taal.

23. Geef zorg ICT een gezicht, laat je zien op afdelingen

Het hoeft niet veel tijd te kosten, maar het is erg waardevol om af en toe eens een rondje te maken. Gebruikers melden heel veel vragen of problemen niet, omdat het te veel gedoe is. Als je in de buurt bent en vraagt naar (specifieke) ervaringen, krijg je 9 van de 10 keer respons. Je hoort zoveel meer (zonder dat het direct meer werk hoeft te betekenen).

24. Beperk de keuzemogelijkheden voor gebruikers

De vraag: ‘Hoe wil je het hebben?’ is te groot. Nu is dat wel een heel breed gestelde vraag, maar de keuze-stress beperken door 2 of 3 keuzes voor te leggen heeft een aantal voordelen. Allereerst stuur je de oplossingsrichting en dat kan nodig zijn, vanwege afspraken over beheer of standaardisatie. Ten tweede wordt kan je een voorbeeldje uitwerken. Ten derde hebben gebruikers het gemakkelijker bij het maken van de keuze. Zij krijgen helderheid en inzicht in de mogelijkheden.

25. Kijk mee bij communicatie via het EPD

Deze cryptische omschrijving zal ik even uitleggen. Communicatie via het EPD vindt plaats middels brieven, maar ook tijdens MDOs. Ga eens naast een gebruiker zitten om te leren van hoe hij navigeert, niet alleen tijdens consulten, maar ook bij het maken van brieven of tijdens een patient bespreking. Welke keuzes maakt hij en wat kan handiger, zowel in het systeem als bij de gebruiker. Op die momenten moet data snel toegankelijk zijn en lukt dat de gebruiker ook?

26. Start met een wekelijkse EPD tips mailing

Allerlei tips die je opdoet van gebruikers en door te grasduinen in de veelgestelde vragen, leveren je een schat aan informatie op. Het liefst zou je willen dat elke gebruiker toegang krijgt tot deze kennis. Je tijd is beperkt en er bestaan mogelijkheden om digitaal deze tips te ontsluiten. Bijvoorbeeld op een intranet pagina. Maar daar kijkt niemand, weten we uit ervaring. Maar als je een wekelijkse @ stuurt met tips en waarin je verwijst naar die intranetpagina. Dan heb je kans dat gebruikers op een gegeven moment regelmatiger terugkeren naar de tips. En misschien heb je nog wel een veel beter idee, maar 1 ding: consistency is king!

27. Reserveer tijd om al deze tips op te volgen 😉

Behoeft geen toelichting….   Liever op je gemak nog eens doorlezen? Klik hier om het artikel te downloaden.[:]

Helemaal tevreden met het EPD (project) succes? Lees dit dan niet

Ben je net betrokken geweest bij een EPD implementatie?
Of zit je er midden in?

Zoveel dingen die geregeld moeten worden:
Heel veel afstemming met gebruikers en andere betrokkenen.
Hardware, software, werkafspraken en aanpassingen in zorgprocessen komen aan de orde, net als afspraken en verantwoordelijkheden over beheer, de opleidingen, opleidingsmateriaal.
Kortom, heel veel zaken waaraan gewerkt moet worden en met heel veel verschillende mensen.

Je wil natuurlijk graag dat het harde werken beloond wordt met een mooi resultaat.
Daarom is het goed om de factoren het succes van het EPD beïnvloeden al in een vroege fase mee te nemen.

Dat kan bij een EPD op een relatief eenvoudige manier.

Zolang je 6 factoren die het succes van het EPD beïnvloeden in de gaten houdt, kan je gemakkelijk bijsturen met eenvoudige interventies.
Sommige van die factoren worden eigenlijk altijd wel meegenomen, maar anderen zijn minder vanzelfsprekend.

Welke factoren zijn dat? Ontdek ze hieronder.

1: de kwaliteit van het systeem

Dit gaat over de software, de hardware en de infrastructuur.
Ofwel is het EPD beschikbaar waar en wanneer het nodig is?
Een verpleegafdeling met COWs met onvoldoende dekking van het draadloos netwerk, zal niet goed kunnen functioneren. Is de beveiliging goed georganiseerd en kan een gebruiker op meerdere devices werken. Allerlei zaken die over het algemeen goed geanalyseerd en geregeld wordt.

Maar veel minder wordt nagedacht over hoe gemakkelijk gebruikers leren omgaan met de software en hardware, bevat het intrinsieke regels of starheid die zorgt voor te veel sturing van het werk of zelfs extra werk, sluit het aan bij de behoefte van eindgebruikers of zitten er veel meer toeters en bellen in dan nodig en zo zijn er nog veel meer eigenschappen die mogelijk belemmerend werken voor succes.

2: de kwaliteit van de informatie

Helder is dat de leesbaarheid, beschikbaarheid en vaak ook de tijdigheid van gegevens absoluut vooruit gaan met een EPD.
Waar nog wel eens vraagtekens bij gezet kunnen worden is de betrouwbaarheid van data of de volledigheid van data.
Afhankelijk van wie – welke rol – gegevens toegevoegd heeft, schat een collega de waarde in. Een decursus van een co-assistent bijvoorbeeld wordt anders gewaardeerd dan van een ervaren specialist.

Voor gebruikers is het van belang of de gegevens ook bruikbaar zijn in het proces. Heeft de gebruiker die gegevens die hij of zij op dat moment nodig heeft bij de hand?

En zo is ook consistentie van gegevens relevant; is data niet tegenstrijdig? En als dat zo is, is dat verklaarbaar? Het kan natuurlijk dat een patiënt eerst rookt en later niet meer. Maar als een patiënt op datum X diabetes heeft en op datum X+2 jaar niet meer, dan is dat lastiger te verklaren.

3: gebruik

Daadwerkelijk gebruik van het EPD is een factor die – uiteraard – het succes mede bepaalt. Ook bij verplicht of onvermijdelijk gebruik is het wel heel goed om na te gaan of gebruikers EPD registraties of opzoekwerk uitbesteden aan secretaresses, poli-assistentes, verpleegkundigen of arts-assistenten.

Interactie – direct gebruik – meet je af aan het aantal locaties, het aantal malen per dag dat het EPD gebruikt wordt en hoe lang.

Interessant is om te weten hoeveel en van welk type data gebruikers invoeren. Het zou zomaar kunnen zijn dat bepaalde gebruikers alleen maar een tekstveld gebruiken en iet alle soorten velden en keuze-opties die tot hun beschikking staan. Op zijn minst interessant om uit te zoeken.

4: gebruikerstevredenheid

Gebruikerstevredenheid lijkt een simpel iets.
Gebruikers zijn tevreden of niet.
Maar zo simpel is het niet.

Gebruikerstevredenheid is een resultante van onder meer de attitude en verwachtingen die een (potentiële) gebruiker heeft en zijn computervaardigheden.

5: netto voordelen

Per saldo hoopt elke organisatie dat het EPD een aantal netto voordelen oplevert, ook wel de impact op de organisatie.
Maar ook gebruikers hopen of verwachten een aantal voordelen, hun individuele impact is voor hen belangrijk.
Netto voordeel is daarmee een ingewikkelde factor.

Enerzijds worden kosten- en personele besparingen nagestreefd door de organisatie.
Maar gebruikers beogen efficiënter werken, door bijvoorbeeld sneller overzicht over de situatie van de patiënt, minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor de patiënt.

Bij deze factor is het dus uitermate relevant om te bepalen voor wie of welke groep het voordeel gemeten wordt.

6: service level

Naast een top systeem, gebruikers die het systeem gebruiken is ook het niveau van de ondersteuning en support van belang.
Een gebruiker die met een probleem of vraag belt, wil serieus genomen worden en al dan niet snel een adequaat antwoord hebben.

Sleutelbegrippen zijn empathie, geruststelling en vertrouwen.

Ben je er dan, met deze 6 factoren alleen? Nee, ze hangen op een bepaalde manier samen, maar dat voert te ver voor dit artikel.

Dit artikel downloaden? Klik hier!

Wil je er meer van weten?

De workshop Werken aan Beter EPD-en gaat helemaal in op dit thema.

[:en]Have you been involved in implementing an EHR or EMR system recently?
Or are you in the middle of one?

You will probably recognise the many, many things that need to get organised, like:

  • A lot of communication with end users and others involved.
  • Hardware, software, work instructions and redesign of healthcare processess
  • Agreements on eduction, training material and long term support

All in all, many things that need to be organised and arranged.

Naturally, you hope to get good results in return for your hard work.
Therefore it is wise to consider EHR success factors in an early stage.

Fortunately, this is fairly easy with an EMR or EHR.
As long as the 6 factors of EHR success are monitored constantly, adjusting EHR success requires relatively moderate interventions.

What are the 6 factors of EHR success? I will explain them below.

1: System quality

This one is about software, hardware and infrastructure.
Basically, is the EHR available when and where necessary? A nursing unit, for example, using COWs (computers on wheels) with insufficient coverage of the WIFI network, will not function properly.
Another example concerns privacy and security. Are these guaranteed on all possible devices inside and outside the hospital. In general these issues are well analysed and organised and get a lot of attention.
In general, much less attention is paid to learnability, or how easy users learn to use the software and hardware if applicable. Does the software contain intrinsic rules or rigidity that results in illogical work processess, extra work even sometimes and work arounds. Has the software too many unnecessary features that prevent users to work smoothly with the system.

2: Information quality

Without any doubt, EHR systems greatly improve readability, availabilty and timeliness of data.
However, the reliability and completeness of data are not always improved that much.
Reliability is not a fixed feature. Users tend to judge the value of specific data depending on who entered that data. In case an intern adds a clinical note, this is valued differently from a senior resident’s note.
Then the case of usability. To users it matters whether or not data are useful in the care process. In other words, are the necessary data easily available in the moment they are needed.
And information quality is also about consistency, or do data not contradict each other. Sometimes this is logical and can be explained. A patient can be a non-smoker, while three years before he smoked 10 cigarettes a day. But if a patient is diagnosed with diabetes at day X, and does not have diabetes – according to his medical record – at day X + 2 years, that is rather difficult to explain.

3: Actual use

Actual use by end users is crucial for success, obviously. Even when users are obliged to use the system, their actual degree of use may vary. Some users tend to ask others, nurses, interns, clercks to enter data on their behalf.
Direct interaction with the system can be assessed by measuring the number of locations, the times a day that the EHR is actually used and for how long it is used.
Interesting to know is how many and what type of data users enter. It is not unlikely that users only enter data in free text, while the structured data entry is limited to an absolute minimum.

4: User satisfaction

User satisfaction may seem a simple thing.
Users are either satisfied with the EHR or EMR or not.
But it is not that simple.
User satisfaction is a complex end result of attitudes, expectations and computer skills and competence.

5: Net benefits

The introduction of a (new) EMR or EHR system aims at certain net benefits. These net benefits result from benefits against costs for both end users as well as the organisation as whole.
Thus the impact on the individual user and the impact on the organisation add up. Not rarely the benefits for the organisation conflict with those for individual users. This makes net benefits a complex success factor.
Organisations often strive for cost and staff reduction, while end users wish to work more efficiently. They might want a better overview of patient data and less time needed for administrative tasks.
Therefore, while assessing net benefits being aware of the perspective is of high importance.

6: Service level

Even if the initial system is a top system, when the service level does not meet expectations, success will not be met.
Service and support are of utmost importance. Imagine the user struggling with an EHR problem, during a patient visit. He will not be amused in case the message is ‘tomorrow, you are first’.
Any user with a question or a problem wishes to be heard and taken seriously. Off course, you might think, but how often does it happen otherwise?
Key concepts are empathy and trust.

Now you know the 6 factors that contribute to EHR success. Is that all there is to know?
No, they relate to each other in a specific way. That I will discuss in another article.

Want to read more?

An electronic patient record for stroke, PhD thesis, MJ van der Meijden

IT succes model, DeLone and McLean

3 dingen die je nog niet wist over EPD gebruikers

Laatst bezocht ik een arts die nog niet met een EPD werkte.

EPD gebruikers schrijven nog graagHij schreef in de papieren status.
Of liever gezegd, hij maakte een paar korte notities.
Ik ben vergeten een foto te maken, want binnenkort bestaat dit fenomeen niet meer.
Moet ik toch nog eens vragen, die foto…

Waarom deel ik dit met je?
In de voorbereiding voor mijn workshop en webinars heb ik nagedacht over hoe ik dat vond, de schrijvende dokter.
Mijn dagelijks werk draait immers om het EPD en de PC.
En ik geloof dat het EPD een hele grote toegevoegde waarde kan hebben, maar wel onder bepaalde randvoorwaarden.

Hebben we die randvoorwaarden wel goed ingevuld?
Daarmee ben ik eens gaan graven in mijn ervaringen uit de afgelopen jaren en in literatuur.
De inzichten die ik daaruit opdiepte hebben geleid tot dit artikel
3 Dingen die je nog niet wist over EPD gebruikers.

Welke 3 dingen zijn dat dan?

#1 Artsen zijn net als water
#2 EPD gebruikers verbeteren hun EPD kennis & vaardigheden niet
#3 EPD gebruikers werken niet lineair (itt het EPD)

#1 Artsen zijn net als water

Ze zijn altijd op zoek naar de snelste weg om iets voor elkaar te krijgen ook bij het EPD gebruik.

De consequentie is dat ze eerder Copy/Paste gebruiken dan iets samenvatten.
Of dat ze snel iets in een veld tikken in plaats van op zoek te gaan naar de juiste code (tenzij het echt niet anders kan).

Zo was het dus niet bedoeld bij de implementatie.

Op zich niets nieuws misschien, maar hoe is dat in jouw organisatie opgelost?
Op welke manieren worden met name artsen ondersteund om structureel aandacht te besteden aan goed EPD-en?
Heeft elke maatschap of vakgroep al een EPD-strategie, waarin ze met elkaar afspreken hoe het EPD gebruikt wordt, welk doel het dient voor hun vak?

#2 EPD gebruikers verbeteren hun EPD kennis & vaardigheden niet

EPD gebruikers gaan niet actief op zoek naar slimmere of nieuwe opties binnen het EPD, uitzonderingen daargelaten.
Wat je in de praktijk terugziet in het gebruik.
Een gebruiker opent liever 100 keer via 10 klikken een formulier, dan uit te zoeken hoe het met 1 klik kan.
Zelfs als hij weet dat dat moet kunnen.

Gebruik maken van de F1 of handleidingen is er niet bij, dat wist je misschien al wel.
Overleg met collega’s gebeurt wel eens, maar weinig.

Weet jij hoe gebruikers het EPD in jouw organisatie gebruiken?
Weet je hoeveel gebruikers het EPD het heel goed kennen en optimaal gebruiken?

#3 EPD gebruikers werken niet lineair

Orderverwerking – zoals bij aanvullende onderzoeken – is een mooi proces:

  • aanmaken van de order
  • plannen van het onderzoek
  • uitvoeren van het onderzoek
  • verslaan van het onderzoek
  • afsluiten van het onderzoek

Dossiervoering is geen lineair proces.
Zo proberen we formulieren wel vaak in te richten, maar dat past niet helemaal bij het proces.

EPD gebruikers verzamelen op allerlei plekken in het EPD gegevens en moeten ook op allerlei plekken weer gegevens vastleggen.
Tijdens consulten noteert de zorgverlener bevindingen in het EPD, maar hij schrijft ook medicatie voor en vraagt onderzoeken aan. Die laatste twee zitten vaak onder andere knoppen of formulieren.

Het EPD dat in essentie nog steeds een gedigitaliseerde variant van de vroegere papieren is, past niet zo goed in deze flow.
Het is nog steeds een verzameling datasets die door de zorgverlener als spin in het web aan elkaar geknoopt worden.

Laatst las ik in een artikel dat zorg IT oplossingen meer zullen toegroeien naar een Facebook-like tijdslijn, waarin de achterliggende bronsystemen anders beschikbaar zijn.
En gebruikers bijvoorbeeld mogelijkheden bieden om gegevens al dan niet gestructureerd te registreren, zelf tags toe te laten voegen, of data te voorzien van een rating (X aantal sterren).
Dat geeft een heel andere flow in het EPD dan de huidige systemen ondersteunen, ook een heel andere interface.

Best een leuke gedachte: Hoe ziet het ideale EPD eruit?
Heb je daar een idee over? Wat denk je van die TAG functie?

Dit artikel downloaden? Klik hier!

Ik nodig je uit om het te delen in de reacties hieronder.

Meer lezen?
Clinical documentation: composition or synthesis?
Improving the Electronic Health Record: Getting what we wished for

Heb je hier wel eens over nagedacht?

arts epdJe bent vast wel eens bij een dokter aangeschoven tijdens een consult om mee te kijken naar zijn of haar manier van werken. Superinteressant vind ik dat. Jij ook?

En je hebt ongetwijfeld ook wel eens een arts gesproken die tijdens het spreekuur vastliep met zijn EPD.

De rust straalt meestal niet af van deze artsen en de nuance overigens ook niet.
En dat is volkomen logisch, want zij kunnen niet goed hun werk doen.

Bijzonder is wel dat we daar weinig aandacht aan besteden met zijn allen, de artsen niet en ondersteunende organisatie niet.
Brandjes worden geblust en we gaan over tot de orde van de dag.
Terwijl er vaak – niet altijd – een fundamenteel probleem is.

Nu kan je je afvragen of dat zo erg is.
Maar je kan je ook de volgende vraag stellen.

Wat gebeurt er nu precies tijdens consulten?
Hoe is de interactie tussen arts en EPD?
Wat doet een arts tijdens een gesprek met in het EPD, wat niet en hoe gebruikt hij of zij de computer?

Het leuke is dat hier onderzoek naar gedaan is met behulp van video opstellingen.
En wat blijkt?

In elk geval waarom het zinvol is om er meer over te leren.

In een gemiddeld consult van ongeveer 10 minuten besteedt de arts ruim 40% van de tijd, dus ruim 4 minuten, aan de computer.
Die tijd wordt verdeeld over 3 EPD activiteiten:

  • Opzoeken
  • Vastleggen van bevindingen van het consult
  • Uitzetten van beleid, zoals onderzoek aanvragen, medicatie voorschrijven, opname regelen etc.

Een simpele rekensom leert dan dat in een spreekuur van 3,5u ongeveer 20 consulten passen.
In elk spreekuur heeft de arts gemiddeld dus 80 minuten directe interactie met het EPD.

Let wel, dat is meer dan de tijd die aan de patient besteed wordt, namelijk 25% van de tijd.
Daarbij maakt het overigens niet uit met welk EPD de arts werkt.

De interactie met het EPD is dus prominent aanwezig in het consult.

Maar wat hebben wij daaraan of liever, wat kunnen wij daarmee?
In het algemeen is het verbeteren van de interactie tussen gebruiker en EPD geen structureel onderdeel van het werk van de ICT of A&I of I&A afdeling.
Net zo min als het verbeteren de van de gebruikersvriendelijkheid van de interface dat is.

Dit artikel downloaden? Klik hier!

Nu heb je waarschijnlijk al genoeg te doen 😉 Maar juist omdat je er toch mee te maken hebt, geef ik een gratis webinar over dit onderwerp. Op maandag 2 maart om 19:30uur. Je hebt niets anders nodig dan een internetverbinding om mee te doen en je hoeft niets te installeren op je computer, smartphone of tablet. Reserveer direct je plek:

Of ik van dit LIVE webinar een opname kan maken is nog onzeker, dus het beste is om live aanwezig te zijn. En niet onbelangrijk, het aantal plekken is beperkt tot 50. Vanwege de vakantieperiode denk ik nog na over een extra webinar, maar ik weet niet zeker of dat gaat lukken. Reserveer daarom direct je virtuele stoel als je interesse hebt:

Links naar enkele achtergrondartikelen:

Artikel
Using the computer in the clinical consultation; setting the stage, reviewing, recording, and taking actions: multi-channel video study
The patient and the computer in the primary care consultation

3 Simpele manieren om waarde te bieden

Zoiets overkomt jou ook vast regelmatig:

Een gebruiker zit achter de computer om je iets te laten zien en klikt op een veldje, tikt iets in en klikt naar het volgende veldje. En zo gaat dat een paar keer.
Je legt kort uit dat zo’n formulier ook met een tab-toets en de pijltjes-toetsen helemaal doorlopen kan worden.
Goh, dat is handig, dat wist ik niet.

Ongetwijfeld heb je zelf veel van dit soort voorbeelden.

Je bent dan bezig met waarde bieden en je werkt aan het succes van die IT toepassing.
Vertel je er ook nog bij dat dat in bijna alle programma’s zo werkt, dan heb je helemaal veel waarde gegeven.

Het is dus simpel om waarde te bieden.

Waarom is het belangrijk om continu waarde te bieden?
Ook dat is simpel, het draagt bij aan de ontwikkeling van de vaardigheden van de EPD of zorg IT gebruiker. Die vaardigheden zijn mede bepalend voor de mate van tevredenheid van een gebruiker.
En tevreden gebruikers leveren een grote bijdrage aan het succes van zorg ICT software oplossingen.
In een andere artikel kom ik terug op de tevredenheid van gebruikers en de relatie met succes van een EPD of andere zorg IT oplossing.

Wat zijn dan de eenvoudige manieren om waarde te bieden?

#1 Geef tips en tricks wanneer en waar je maar kan

De eerste manier hebben we net besproken.
Je geeft wanneer je maar kan eenvoudige tips die gebruikers direct kunnen toepassen.
In het voorbeeld was dat tijdens een gesprek en had alleen die ene gebruiker profijt van je tips. Dat is in zekere zin jammer, want al je gebruikers op deze manier een stapje verder helpen is nogal tijdrovend. Ergo, dat is niet haalbaar.

Wat je wel kan doen is een serie mails maken voor specifieke doelgroepen. De mails stuur je dan bijvoorbeeld elke week, gedurende een bepaalde periode.
In de mail zet je een tip om sneller te werken met formulieren, brieven gemakkelijker te vullen, gegevens te hergebruiken.
Maak je tip kort, leesbaar vanuit het perspectief van je gebruikers en heel specifiek voor 1 onderwerp.

#2 Ga praten en evalueer wat goed is en wat niet

Een tweede manier om waarde te bieden is wat formeler: evalueren waar een bepaalde groep of specialisme tegenaan loopt tijdens het IT gebruik. Dit kan gaan van hardware tot ontbrekende punten of komma’s in formulieren, en van kantoorsoftware tot specifieke zorgapplicaties.

Ik ben wel eens met gebruikers om tafel gegaan die niet goed konden werken met het EPD. Na een korte inventarisatie, bleek dat het aantal werkstations geteld was. Maar 1 daarvan was niet verbonden met het netwerk en dat was niet opgemerkt. Een klein probleem om op te lossen, maar gebruikers kwamen er steeds niet aan toe.

Of een andere keer was ik in gesprek met gebruikers voor een update van een formulier dat al enige tijd in gebruik was. Het moest allemaal helemaal anders, want vaak waren gegevens niet terug te vinden of werd de helft van de velden gebruikt.
Bij nadere analyse bleek dat het aantal velden veel te uitgebreid was.
De oplossing lag in het versimpelen van het formulier, zodat duidelijk was welke gegevens waar moesten worden ingevuld.

Ik weet het, bijna te suf om waar te zijn en toch.. ken jij zelf niet meerdere van deze voorbeelden?

Toch is het effect uiteindelijk groot.

Het resultaat is namenlijk dat de dataregistratie verbetert, zodat het terugvinden van de data ook gemakkelijker wordt. Ook dat is een bijdrage aan het vergroten van het succes van het EPD of andere zorg IT applicaties in huis.

#3 Richt je blik naar buiten

Ga contacten aan met collega’s in hetzelfde schuitje, maar kijk ook eens bij andere discipines of zelfs bij bedrijven of duik de literatuur in.

Wat zijn de ontwikkelingen en wat kan jij daarvan meenemen voor jou gebruikers.
Dan gaat het over de inzet van tablets of medische Apps, maar ook hoe denken andere organisaties over ondersteunen van gebruikers bijvoorbeeld.

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je denkt aan waarde bieden, maar ik geloof dat er veel te leren is van andere vakken en werelden. Die kennis en ervaringen helpen je weer om je EPD en zorg IT gebruikers beter te helpen. En dus bij te dragen aan meer succesvolle zorg ict toepassingen.

Binnenkort lanceer ik een platform waarvoor je je kan aanmelden als je graag uitwisselt met anderen in jou vakgebied. Het plan is om een digitaal platform te bieden waar je gemakkelijk en snel contact hebt met je collega’s, waar je informatie en kennis kan uitwisselen. Ad hoc is dat lastig, daarom organiseer ik ook online webinars over nieuwe ontwikkelingen – denk aan Figure1.com bijvoorbeeld, interviews met interessante mensen uit de zorg IT, maar ook informatieve webinars met praktische zaken als hoe te overtuigen, wat kan je met marketing in je eigen werk en allerlei tooltjes die je kan inzetten voor diverse doeleinden.

Als ik dan heel ver denk, komen we twee keer per jaar bij elkaar en nog veel meer.
Binnenkort dus meer, houd je mailbox in de gaten.

Ontvang je nog geen tips?

Meld je dan snel aan en krijg direct gratis toegang tot het e-boek 7 Gouden tips om zorg ICT succesvoller te maken

Zoiets overkomt jou ook vast regelmatig:

Een gebruiker zit achter de computer om je iets te laten zien en klikt op een veldje, tikt iets in en klikt naar het volgende veldje. En zo gaat dat een paar keer.
Je legt kort uit dat zo’n formulier ook met een tab-toets en de pijltjes-toetsen helemaal doorlopen kan worden.
Goh, dat is handig, dat wist ik niet.

Ongetwijfeld heb je zelf veel van dit soort voorbeelden.

Je bent dan bezig met waarde bieden en je werkt aan het succes van die IT toepassing.
Vertel je er ook nog bij dat dat in bijna alle programma’s zo werkt, dan heb je helemaal veel waarde gegeven.

Het is dus simpel om waarde te bieden.

Waarom is het belangrijk om continu waarde te bieden?
Ook dat is simpel, het draagt bij aan de ontwikkeling van de vaardigheden van de EPD of zorg IT gebruiker. Die vaardigheden zijn mede bepalend voor de mate van tevredenheid van een gebruiker.
En tevreden gebruikers leveren een grote bijdrage aan het succes van zorg ICT software oplossingen.
In een andere artikel kom ik terug op de tevredenheid van gebruikers en de relatie met succes van een EPD of andere zorg IT oplossing.

Wat zijn dan de eenvoudige manieren om waarde te bieden?

#1 Geef tips en tricks wanneer en waar je maar kan

De eerste manier hebben we net besproken.
Je geeft wanneer je maar kan eenvoudige tips die gebruikers direct kunnen toepassen.
In het voorbeeld was dat tijdens een gesprek en had alleen die ene gebruiker profijt van je tips. Dat is in zekere zin jammer, want al je gebruikers op deze manier een stapje verder helpen is nogal tijdrovend. Ergo, dat is niet haalbaar.

Wat je wel kan doen is een serie mails maken voor specifieke doelgroepen. De mails stuur je dan bijvoorbeeld elke week, gedurende een bepaalde periode.
In de mail zet je een tip om sneller te werken met formulieren, brieven gemakkelijker te vullen, gegevens te hergebruiken.
Maak je tip kort, leesbaar vanuit het perspectief van je gebruikers en heel specifiek voor 1 onderwerp.

#2 Ga praten en evalueer wat goed is en wat niet

Een tweede manier om waarde te bieden is wat formeler: evalueren waar een bepaalde groep of specialisme tegenaan loopt tijdens het IT gebruik. Dit kan gaan van hardware tot ontbrekende punten of komma’s in formulieren, en van kantoorsoftware tot specifieke zorgapplicaties.

Ik ben wel eens met gebruikers om tafel gegaan die niet goed konden werken met het EPD. Na een korte inventarisatie, bleek dat het aantal werkstations geteld was. Maar 1 daarvan was niet verbonden met het netwerk en dat was niet opgemerkt. Een klein probleem om op te lossen, maar gebruikers kwamen er steeds niet aan toe.

Of een andere keer was ik in gesprek met gebruikers voor een update van een formulier dat al enige tijd in gebruik was. Het moest allemaal helemaal anders, want vaak waren gegevens niet terug te vinden of werd de helft van de velden gebruikt.
Bij nadere analyse bleek dat het aantal velden veel te uitgebreid was.
De oplossing lag in het versimpelen van het formulier, zodat duidelijk was welke gegevens waar moesten worden ingevuld.

Ik weet het, bijna te suf om waar te zijn en toch.. ken jij zelf niet meerdere van deze voorbeelden?

Toch is het effect uiteindelijk groot.

Het resultaat is namenlijk dat de dataregistratie verbetert, zodat het terugvinden van de data ook gemakkelijker wordt. Ook dat is een bijdrage aan het vergroten van het succes van het EPD of andere zorg IT applicaties in huis.

#3 Richt je blik naar buiten

Ga contacten aan met collega’s in hetzelfde schuitje, maar kijk ook eens bij andere discipines of zelfs bij bedrijven of duik de literatuur in.

Wat zijn de ontwikkelingen en wat kan jij daarvan meenemen voor jou gebruikers.
Dan gaat het over de inzet van tablets of medische Apps, maar ook hoe denken andere organisaties over ondersteunen van gebruikers bijvoorbeeld.

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je denkt aan waarde bieden, maar ik geloof dat er veel te leren is van andere vakken en werelden. Die kennis en ervaringen helpen je weer om je EPD en zorg IT gebruikers beter te helpen. En dus bij te dragen aan meer succesvolle zorg ict toepassingen.

Binnenkort lanceer ik een platform waarvoor je je kan aanmelden als je graag uitwisselt met anderen in jou vakgebied. Het plan is om een digitaal platform te bieden waar je gemakkelijk en snel contact hebt met je collega’s, waar je informatie en kennis kan uitwisselen. Ad hoc is dat lastig, daarom organiseer ik ook online webinars over nieuwe ontwikkelingen – denk aan Figure1.com bijvoorbeeld, interviews met interessante mensen uit de zorg IT, maar ook informatieve webinars met praktische zaken als hoe te overtuigen, wat kan je met marketing in je eigen werk en allerlei tooltjes die je kan inzetten voor diverse doeleinden.

Als ik dan heel ver denk, komen we twee keer per jaar bij elkaar en nog veel meer.
Binnenkort dus meer, houd je mailbox in de gaten.

Ontvang je nog geen tips?

Meld je dan snel aan en krijg direct gratis toegang tot het e-boek 7 Gouden tips om zorg ICT succesvoller te maken

Dit moet je absoluut weten als je in de zorg ICT werkt

Hoeveel tijd per dag zit je achter je PC?

Hoeveel van die tijd gaat verloren aan problemen, onhandigheden of onkunde?
Vooral dat laatste niet zoveel, toch 😉

Maar hoe is dat voor je EPD gebruikers en ander zorg IT gebruikers?
Enig idee?
Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes![:en]How many time do you spend working at your computer?

How much of this time do you loose on computer trouble, repeating things that do not work, incompetence or clumsiness?
The latter not much, I expect, but still….

How is this for your EHR and other health IT users?
Do you have any idea?

Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een dag die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes!

Geen bericht, goed bericht? Hoe je snel controleert of dat ook zo is

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg-ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.

Hoe kan een EPD artsen helpen en belemmeren?

Herken je iets in de quote,
‘Rather than having optimal information available — we have data chaos.’
(Terrifying truths about health care IT @KevinMD, Varun Verma, 15 Nov 14)?

Als applicatiebeheerder, functioneel beheerder, bouwer, ICT in de ziekenhuis word je misschien dagelijks geconfronteerd met artsen die dit ventileren. Het blog op KevinMD gaat in op de verschillen tussen je IT mogelijkheden en toepassingen thuis en in het ziekenhuis. Een wereld van verschil! En waarom?

Daar ben ik nog niet helemaal achter, maar ik ben eerst gaan graven in de voordelen van een EPD en belemmeringen die een EPD in de weg staan.

In een aardig overzichtsartikel vond ik een studie onder EPD managers en een groep artsen, de early adopters in hun organisatie. Het onderzoek was gebaseerd op 90 interviews en grote en kleine ziekenhuizen en praktijken waren betrokken. In deze organisaties werden verschillende EPD systemen gebruikt.

De resultaten werden onderverdeeld in voordelen van een EPD en belemmeringen bij het EPD gebruik.

Voordelen van het EPD systeem hadden te maken met:

  • inzage en toegankelijkheid; leesbaarheid, beschikbaarheid en organisatie van gegevens verbeterden. En hoe meer gegevens digitaal beschikbaar kwamen hoe minder tijd nodig was voor het zoeken naar papieren statussen.
  • document en zorg management; digitaal vastleggen van gegevens leverde verbeteringen in kwaliteit van zorg plus financiële voordelen op. Gevorderde EPD gebruikers vulden hun decursus op meer gestructureerde wijze in, gecodeerde data invoer in plaats van vrije tekst invoer. Dit vergroot de mogelijkheden van beslissingsondersteuning aanzienlijk, waarmee ook de voordelen aanzienlijk stijgen.
  • electronisch aanvragen; electronisch voorschrijven was bij vrijwel alle praktijken ingevoerd, electronisch aanvragen van onderzoeken en vervolgens digitaal de status volgen van deze onderzoeken was veel minder gebruikelijk. Beslissingsondersteuning werd weinig gebruikt bij ordering van medicatie of onderzoeken.
  • mailen/informatie-uitwisseling; informatie-uitwisseling tussen artsen binnen een organisatie werd veel toegepast en had positief effect op o.a. beschikbaarheid en volledigheid van de gegevens van een patiënt. Informatie-uitwisseling tussen verschillende instellingen en met de patient vond nauwelijks plaats.
  • analyse en rapportage over kwaliteit van zorg (op arts-niveau); de beschikbaarheid van EPD data werd heel beperkt ingezet om artsen te laten zien hoe hun patiënten zich verhouden tot andere artsen.
  • patiënt georiënteerde functionaliteiten; Slechts bij enkele grote praktijken konden patiënten digitaal afspraken maken, hun dossier inzien of recepten aanvragen.
  • financiële consequenties; beter inzicht in en verbtering van de registraties, zorgde voor meer facturatie van verrichtingen.

Het niveau waarop deze voordelen bereikt waren, verschilde aanzienlijk per praktijk. Maar in zijn algemeenheid was in grotere organisaties meer voordeel behaald dan in kleine organisaties of solopraktijken.

De belemmeringen die uit het onderzoek naar voren kwamen waren:

  • hoge initiële kosten en onzekere financiële voordelen; De kosten gaan voor de baten, maar belangrijker nog is dat het onduidelijk is of er baten zullen zijn. Terwijl duidelijk is dat de kosten heel hoog zullen zijn.
  • grote initiële tijdsinvestering van de artsen; artsen rapporteerden weken, maanden en soms zelfs jaren met langere werkdagen. Debet hieraan waren moeilijkheden met technologie, allerlei veranderingen in het werkproces en data-uitwisseling.
  • technologie gerelateerd; respondenten vonden de EPD systemen vrijwel zonder uitzondering lastig te gebruiken, met name door het grote aantal schermen, de vele opties en navigatie opties. Langdurig veel tijd investeren was het gevolg.
  • gevolgen voor het werkproces en onvoldoende ondersteuning; de gevolgen van digitaal werken op het dagelijks werk, de communicatie tussen poli en arts, het houden van besprekingen etc. zijn erg groot. Deze veranderingen verwerken in het zorgproces en aanpassen van de manier van werken kost veel tijd en energie. In grotere organisaties was meer ondersteuning, maar toch kwam veel op de artsen zelf neer.
  • onvoldoende elektronische data-uitwisseling; koppelingen tussen systemen (EPD en lab of EPD en ECG managementsysteem bijvoorbeeld) zijn noodzakelijk om voordelen te bereiken. Deze koppelingen ontbraken of waren niet adequaat voor het doel, waardoor uitslagen/onderzoeken geprint werden om te kunnen werken.
  • gebrek aan incentives; rapportage van kwaliteitsindicatoren en een (financiële) beloning voor aantoonbare verbetering van de kwaliteit, zouden EPD gebruik verbeteren.
  • attitude van artsen die niet tot de voorlopers behoren; voor de artsen die niet tot de voorlopers behoorden was continu de ondersteuning en aansporing van de voorlopers nodig. Dit betekent dat daar waar geen enthousiasmerende voorlopers zijn, gevreesd moet worden voor de kwaliteit van het EPD gebruik.

De aanbevelingen die de onderzoekers vervolgens doen zijn:

  • beveiligde (regionale) data-uitwisseling tot stand brengen en gebruik maken van internationale standaarden zoals bijvoorbeeld HL7.
  • incentives voor het verbeteren van het gebruik van EPD systemen, al dan niet financieel
  • ondersteuning bij het invoeren en vooral ook lange termijn gebruik van het EPD systeem is noodzakelijk. Dit helpt de veranderingen in het zorgproces goed te borgen en brengt continue verbeteringen op gang.
  • informatie over EPD systemen voor (toekomstige) klanten, onder andere door evaluatie-studies. Dergelijke studies zorgen voor meer duidelijkheid over kosten, methode van implementatie, het dagelijks gebruik en andere consequenties van de technologie.

Misschien denk je nu, niets nieuws onder de zon.
Die belemmeringen en voordelen zijn herkenbaar, net als de aanbevelingen.

Maar wat hebben we dan bereikt in 10 jaar tijd?

Dit artikel werd namelijk gepubliceerd in Health Affairs, in 2004 .

Ik ben nu heel benieuwd naar jouw ervaringen.
Hoe is het in jouw ziekenhuis?
En hoe was het 10 jaar geleden?

Ik zou het erg leuk vinden om je ervaringen te kunnen delen met je collega’s. Dat kan als jij je ervaringen op mijn blog deelt (ook anoniem als je dat wil)