Dit moet je absoluut weten als je in de zorg ICT werkt

Hoeveel tijd per dag zit je achter je PC?

Hoeveel van die tijd gaat verloren aan problemen, onhandigheden of onkunde?
Vooral dat laatste niet zoveel, toch 😉

Maar hoe is dat voor je EPD gebruikers en ander zorg IT gebruikers?
Enig idee?
Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes![:en]How many time do you spend working at your computer?

How much of this time do you loose on computer trouble, repeating things that do not work, incompetence or clumsiness?
The latter not much, I expect, but still….

How is this for your EHR and other health IT users?
Do you have any idea?

Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een dag die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes!

Geen bericht, goed bericht? Hoe je snel controleert of dat ook zo is

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg-ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.

Hoe kan een EPD artsen helpen en belemmeren?

Herken je iets in de quote,
‘Rather than having optimal information available — we have data chaos.’
(Terrifying truths about health care IT @KevinMD, Varun Verma, 15 Nov 14)?

Als applicatiebeheerder, functioneel beheerder, bouwer, ICT in de ziekenhuis word je misschien dagelijks geconfronteerd met artsen die dit ventileren. Het blog op KevinMD gaat in op de verschillen tussen je IT mogelijkheden en toepassingen thuis en in het ziekenhuis. Een wereld van verschil! En waarom?

Daar ben ik nog niet helemaal achter, maar ik ben eerst gaan graven in de voordelen van een EPD en belemmeringen die een EPD in de weg staan.

In een aardig overzichtsartikel vond ik een studie onder EPD managers en een groep artsen, de early adopters in hun organisatie. Het onderzoek was gebaseerd op 90 interviews en grote en kleine ziekenhuizen en praktijken waren betrokken. In deze organisaties werden verschillende EPD systemen gebruikt.

De resultaten werden onderverdeeld in voordelen van een EPD en belemmeringen bij het EPD gebruik.

Voordelen van het EPD systeem hadden te maken met:

  • inzage en toegankelijkheid; leesbaarheid, beschikbaarheid en organisatie van gegevens verbeterden. En hoe meer gegevens digitaal beschikbaar kwamen hoe minder tijd nodig was voor het zoeken naar papieren statussen.
  • document en zorg management; digitaal vastleggen van gegevens leverde verbeteringen in kwaliteit van zorg plus financiële voordelen op. Gevorderde EPD gebruikers vulden hun decursus op meer gestructureerde wijze in, gecodeerde data invoer in plaats van vrije tekst invoer. Dit vergroot de mogelijkheden van beslissingsondersteuning aanzienlijk, waarmee ook de voordelen aanzienlijk stijgen.
  • electronisch aanvragen; electronisch voorschrijven was bij vrijwel alle praktijken ingevoerd, electronisch aanvragen van onderzoeken en vervolgens digitaal de status volgen van deze onderzoeken was veel minder gebruikelijk. Beslissingsondersteuning werd weinig gebruikt bij ordering van medicatie of onderzoeken.
  • mailen/informatie-uitwisseling; informatie-uitwisseling tussen artsen binnen een organisatie werd veel toegepast en had positief effect op o.a. beschikbaarheid en volledigheid van de gegevens van een patiënt. Informatie-uitwisseling tussen verschillende instellingen en met de patient vond nauwelijks plaats.
  • analyse en rapportage over kwaliteit van zorg (op arts-niveau); de beschikbaarheid van EPD data werd heel beperkt ingezet om artsen te laten zien hoe hun patiënten zich verhouden tot andere artsen.
  • patiënt georiënteerde functionaliteiten; Slechts bij enkele grote praktijken konden patiënten digitaal afspraken maken, hun dossier inzien of recepten aanvragen.
  • financiële consequenties; beter inzicht in en verbtering van de registraties, zorgde voor meer facturatie van verrichtingen.

Het niveau waarop deze voordelen bereikt waren, verschilde aanzienlijk per praktijk. Maar in zijn algemeenheid was in grotere organisaties meer voordeel behaald dan in kleine organisaties of solopraktijken.

De belemmeringen die uit het onderzoek naar voren kwamen waren:

  • hoge initiële kosten en onzekere financiële voordelen; De kosten gaan voor de baten, maar belangrijker nog is dat het onduidelijk is of er baten zullen zijn. Terwijl duidelijk is dat de kosten heel hoog zullen zijn.
  • grote initiële tijdsinvestering van de artsen; artsen rapporteerden weken, maanden en soms zelfs jaren met langere werkdagen. Debet hieraan waren moeilijkheden met technologie, allerlei veranderingen in het werkproces en data-uitwisseling.
  • technologie gerelateerd; respondenten vonden de EPD systemen vrijwel zonder uitzondering lastig te gebruiken, met name door het grote aantal schermen, de vele opties en navigatie opties. Langdurig veel tijd investeren was het gevolg.
  • gevolgen voor het werkproces en onvoldoende ondersteuning; de gevolgen van digitaal werken op het dagelijks werk, de communicatie tussen poli en arts, het houden van besprekingen etc. zijn erg groot. Deze veranderingen verwerken in het zorgproces en aanpassen van de manier van werken kost veel tijd en energie. In grotere organisaties was meer ondersteuning, maar toch kwam veel op de artsen zelf neer.
  • onvoldoende elektronische data-uitwisseling; koppelingen tussen systemen (EPD en lab of EPD en ECG managementsysteem bijvoorbeeld) zijn noodzakelijk om voordelen te bereiken. Deze koppelingen ontbraken of waren niet adequaat voor het doel, waardoor uitslagen/onderzoeken geprint werden om te kunnen werken.
  • gebrek aan incentives; rapportage van kwaliteitsindicatoren en een (financiële) beloning voor aantoonbare verbetering van de kwaliteit, zouden EPD gebruik verbeteren.
  • attitude van artsen die niet tot de voorlopers behoren; voor de artsen die niet tot de voorlopers behoorden was continu de ondersteuning en aansporing van de voorlopers nodig. Dit betekent dat daar waar geen enthousiasmerende voorlopers zijn, gevreesd moet worden voor de kwaliteit van het EPD gebruik.

De aanbevelingen die de onderzoekers vervolgens doen zijn:

  • beveiligde (regionale) data-uitwisseling tot stand brengen en gebruik maken van internationale standaarden zoals bijvoorbeeld HL7.
  • incentives voor het verbeteren van het gebruik van EPD systemen, al dan niet financieel
  • ondersteuning bij het invoeren en vooral ook lange termijn gebruik van het EPD systeem is noodzakelijk. Dit helpt de veranderingen in het zorgproces goed te borgen en brengt continue verbeteringen op gang.
  • informatie over EPD systemen voor (toekomstige) klanten, onder andere door evaluatie-studies. Dergelijke studies zorgen voor meer duidelijkheid over kosten, methode van implementatie, het dagelijks gebruik en andere consequenties van de technologie.

Misschien denk je nu, niets nieuws onder de zon.
Die belemmeringen en voordelen zijn herkenbaar, net als de aanbevelingen.

Maar wat hebben we dan bereikt in 10 jaar tijd?

Dit artikel werd namelijk gepubliceerd in Health Affairs, in 2004 .

Ik ben nu heel benieuwd naar jouw ervaringen.
Hoe is het in jouw ziekenhuis?
En hoe was het 10 jaar geleden?

Ik zou het erg leuk vinden om je ervaringen te kunnen delen met je collega’s. Dat kan als jij je ervaringen op mijn blog deelt (ook anoniem als je dat wil)