Helemaal tevreden met het EPD (project) succes? Lees dit dan niet

Ben je net betrokken geweest bij een EPD implementatie?
Of zit je er midden in?

Zoveel dingen die geregeld moeten worden:
Heel veel afstemming met gebruikers en andere betrokkenen.
Hardware, software, werkafspraken en aanpassingen in zorgprocessen komen aan de orde, net als afspraken en verantwoordelijkheden over beheer, de opleidingen, opleidingsmateriaal.
Kortom, heel veel zaken waaraan gewerkt moet worden en met heel veel verschillende mensen.

Je wil natuurlijk graag dat het harde werken beloond wordt met een mooi resultaat.
Daarom is het goed om de factoren het succes van het EPD beïnvloeden al in een vroege fase mee te nemen.

Dat kan bij een EPD op een relatief eenvoudige manier.

Zolang je 6 factoren die het succes van het EPD beïnvloeden in de gaten houdt, kan je gemakkelijk bijsturen met eenvoudige interventies.
Sommige van die factoren worden eigenlijk altijd wel meegenomen, maar anderen zijn minder vanzelfsprekend.

Welke factoren zijn dat? Ontdek ze hieronder.

1: de kwaliteit van het systeem

Dit gaat over de software, de hardware en de infrastructuur.
Ofwel is het EPD beschikbaar waar en wanneer het nodig is?
Een verpleegafdeling met COWs met onvoldoende dekking van het draadloos netwerk, zal niet goed kunnen functioneren. Is de beveiliging goed georganiseerd en kan een gebruiker op meerdere devices werken. Allerlei zaken die over het algemeen goed geanalyseerd en geregeld wordt.

Maar veel minder wordt nagedacht over hoe gemakkelijk gebruikers leren omgaan met de software en hardware, bevat het intrinsieke regels of starheid die zorgt voor te veel sturing van het werk of zelfs extra werk, sluit het aan bij de behoefte van eindgebruikers of zitten er veel meer toeters en bellen in dan nodig en zo zijn er nog veel meer eigenschappen die mogelijk belemmerend werken voor succes.

2: de kwaliteit van de informatie

Helder is dat de leesbaarheid, beschikbaarheid en vaak ook de tijdigheid van gegevens absoluut vooruit gaan met een EPD.
Waar nog wel eens vraagtekens bij gezet kunnen worden is de betrouwbaarheid van data of de volledigheid van data.
Afhankelijk van wie – welke rol – gegevens toegevoegd heeft, schat een collega de waarde in. Een decursus van een co-assistent bijvoorbeeld wordt anders gewaardeerd dan van een ervaren specialist.

Voor gebruikers is het van belang of de gegevens ook bruikbaar zijn in het proces. Heeft de gebruiker die gegevens die hij of zij op dat moment nodig heeft bij de hand?

En zo is ook consistentie van gegevens relevant; is data niet tegenstrijdig? En als dat zo is, is dat verklaarbaar? Het kan natuurlijk dat een patiënt eerst rookt en later niet meer. Maar als een patiënt op datum X diabetes heeft en op datum X+2 jaar niet meer, dan is dat lastiger te verklaren.

3: gebruik

Daadwerkelijk gebruik van het EPD is een factor die – uiteraard – het succes mede bepaalt. Ook bij verplicht of onvermijdelijk gebruik is het wel heel goed om na te gaan of gebruikers EPD registraties of opzoekwerk uitbesteden aan secretaresses, poli-assistentes, verpleegkundigen of arts-assistenten.

Interactie – direct gebruik – meet je af aan het aantal locaties, het aantal malen per dag dat het EPD gebruikt wordt en hoe lang.

Interessant is om te weten hoeveel en van welk type data gebruikers invoeren. Het zou zomaar kunnen zijn dat bepaalde gebruikers alleen maar een tekstveld gebruiken en iet alle soorten velden en keuze-opties die tot hun beschikking staan. Op zijn minst interessant om uit te zoeken.

4: gebruikerstevredenheid

Gebruikerstevredenheid lijkt een simpel iets.
Gebruikers zijn tevreden of niet.
Maar zo simpel is het niet.

Gebruikerstevredenheid is een resultante van onder meer de attitude en verwachtingen die een (potentiële) gebruiker heeft en zijn computervaardigheden.

5: netto voordelen

Per saldo hoopt elke organisatie dat het EPD een aantal netto voordelen oplevert, ook wel de impact op de organisatie.
Maar ook gebruikers hopen of verwachten een aantal voordelen, hun individuele impact is voor hen belangrijk.
Netto voordeel is daarmee een ingewikkelde factor.

Enerzijds worden kosten- en personele besparingen nagestreefd door de organisatie.
Maar gebruikers beogen efficiënter werken, door bijvoorbeeld sneller overzicht over de situatie van de patiënt, minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor de patiënt.

Bij deze factor is het dus uitermate relevant om te bepalen voor wie of welke groep het voordeel gemeten wordt.

6: service level

Naast een top systeem, gebruikers die het systeem gebruiken is ook het niveau van de ondersteuning en support van belang.
Een gebruiker die met een probleem of vraag belt, wil serieus genomen worden en al dan niet snel een adequaat antwoord hebben.

Sleutelbegrippen zijn empathie, geruststelling en vertrouwen.

Ben je er dan, met deze 6 factoren alleen? Nee, ze hangen op een bepaalde manier samen, maar dat voert te ver voor dit artikel.

Dit artikel downloaden? Klik hier!

Wil je er meer van weten?

De workshop Werken aan Beter EPD-en gaat helemaal in op dit thema.

[:en]Have you been involved in implementing an EHR or EMR system recently?
Or are you in the middle of one?

You will probably recognise the many, many things that need to get organised, like:

  • A lot of communication with end users and others involved.
  • Hardware, software, work instructions and redesign of healthcare processess
  • Agreements on eduction, training material and long term support

All in all, many things that need to be organised and arranged.

Naturally, you hope to get good results in return for your hard work.
Therefore it is wise to consider EHR success factors in an early stage.

Fortunately, this is fairly easy with an EMR or EHR.
As long as the 6 factors of EHR success are monitored constantly, adjusting EHR success requires relatively moderate interventions.

What are the 6 factors of EHR success? I will explain them below.

1: System quality

This one is about software, hardware and infrastructure.
Basically, is the EHR available when and where necessary? A nursing unit, for example, using COWs (computers on wheels) with insufficient coverage of the WIFI network, will not function properly.
Another example concerns privacy and security. Are these guaranteed on all possible devices inside and outside the hospital. In general these issues are well analysed and organised and get a lot of attention.
In general, much less attention is paid to learnability, or how easy users learn to use the software and hardware if applicable. Does the software contain intrinsic rules or rigidity that results in illogical work processess, extra work even sometimes and work arounds. Has the software too many unnecessary features that prevent users to work smoothly with the system.

2: Information quality

Without any doubt, EHR systems greatly improve readability, availabilty and timeliness of data.
However, the reliability and completeness of data are not always improved that much.
Reliability is not a fixed feature. Users tend to judge the value of specific data depending on who entered that data. In case an intern adds a clinical note, this is valued differently from a senior resident’s note.
Then the case of usability. To users it matters whether or not data are useful in the care process. In other words, are the necessary data easily available in the moment they are needed.
And information quality is also about consistency, or do data not contradict each other. Sometimes this is logical and can be explained. A patient can be a non-smoker, while three years before he smoked 10 cigarettes a day. But if a patient is diagnosed with diabetes at day X, and does not have diabetes – according to his medical record – at day X + 2 years, that is rather difficult to explain.

3: Actual use

Actual use by end users is crucial for success, obviously. Even when users are obliged to use the system, their actual degree of use may vary. Some users tend to ask others, nurses, interns, clercks to enter data on their behalf.
Direct interaction with the system can be assessed by measuring the number of locations, the times a day that the EHR is actually used and for how long it is used.
Interesting to know is how many and what type of data users enter. It is not unlikely that users only enter data in free text, while the structured data entry is limited to an absolute minimum.

4: User satisfaction

User satisfaction may seem a simple thing.
Users are either satisfied with the EHR or EMR or not.
But it is not that simple.
User satisfaction is a complex end result of attitudes, expectations and computer skills and competence.

5: Net benefits

The introduction of a (new) EMR or EHR system aims at certain net benefits. These net benefits result from benefits against costs for both end users as well as the organisation as whole.
Thus the impact on the individual user and the impact on the organisation add up. Not rarely the benefits for the organisation conflict with those for individual users. This makes net benefits a complex success factor.
Organisations often strive for cost and staff reduction, while end users wish to work more efficiently. They might want a better overview of patient data and less time needed for administrative tasks.
Therefore, while assessing net benefits being aware of the perspective is of high importance.

6: Service level

Even if the initial system is a top system, when the service level does not meet expectations, success will not be met.
Service and support are of utmost importance. Imagine the user struggling with an EHR problem, during a patient visit. He will not be amused in case the message is ‘tomorrow, you are first’.
Any user with a question or a problem wishes to be heard and taken seriously. Off course, you might think, but how often does it happen otherwise?
Key concepts are empathy and trust.

Now you know the 6 factors that contribute to EHR success. Is that all there is to know?
No, they relate to each other in a specific way. That I will discuss in another article.

Want to read more?

An electronic patient record for stroke, PhD thesis, MJ van der Meijden

IT succes model, DeLone and McLean

3 Simpele manieren om waarde te bieden

Zoiets overkomt jou ook vast regelmatig:

Een gebruiker zit achter de computer om je iets te laten zien en klikt op een veldje, tikt iets in en klikt naar het volgende veldje. En zo gaat dat een paar keer.
Je legt kort uit dat zo’n formulier ook met een tab-toets en de pijltjes-toetsen helemaal doorlopen kan worden.
Goh, dat is handig, dat wist ik niet.

Ongetwijfeld heb je zelf veel van dit soort voorbeelden.

Je bent dan bezig met waarde bieden en je werkt aan het succes van die IT toepassing.
Vertel je er ook nog bij dat dat in bijna alle programma’s zo werkt, dan heb je helemaal veel waarde gegeven.

Het is dus simpel om waarde te bieden.

Waarom is het belangrijk om continu waarde te bieden?
Ook dat is simpel, het draagt bij aan de ontwikkeling van de vaardigheden van de EPD of zorg IT gebruiker. Die vaardigheden zijn mede bepalend voor de mate van tevredenheid van een gebruiker.
En tevreden gebruikers leveren een grote bijdrage aan het succes van zorg ICT software oplossingen.
In een andere artikel kom ik terug op de tevredenheid van gebruikers en de relatie met succes van een EPD of andere zorg IT oplossing.

Wat zijn dan de eenvoudige manieren om waarde te bieden?

#1 Geef tips en tricks wanneer en waar je maar kan

De eerste manier hebben we net besproken.
Je geeft wanneer je maar kan eenvoudige tips die gebruikers direct kunnen toepassen.
In het voorbeeld was dat tijdens een gesprek en had alleen die ene gebruiker profijt van je tips. Dat is in zekere zin jammer, want al je gebruikers op deze manier een stapje verder helpen is nogal tijdrovend. Ergo, dat is niet haalbaar.

Wat je wel kan doen is een serie mails maken voor specifieke doelgroepen. De mails stuur je dan bijvoorbeeld elke week, gedurende een bepaalde periode.
In de mail zet je een tip om sneller te werken met formulieren, brieven gemakkelijker te vullen, gegevens te hergebruiken.
Maak je tip kort, leesbaar vanuit het perspectief van je gebruikers en heel specifiek voor 1 onderwerp.

#2 Ga praten en evalueer wat goed is en wat niet

Een tweede manier om waarde te bieden is wat formeler: evalueren waar een bepaalde groep of specialisme tegenaan loopt tijdens het IT gebruik. Dit kan gaan van hardware tot ontbrekende punten of komma’s in formulieren, en van kantoorsoftware tot specifieke zorgapplicaties.

Ik ben wel eens met gebruikers om tafel gegaan die niet goed konden werken met het EPD. Na een korte inventarisatie, bleek dat het aantal werkstations geteld was. Maar 1 daarvan was niet verbonden met het netwerk en dat was niet opgemerkt. Een klein probleem om op te lossen, maar gebruikers kwamen er steeds niet aan toe.

Of een andere keer was ik in gesprek met gebruikers voor een update van een formulier dat al enige tijd in gebruik was. Het moest allemaal helemaal anders, want vaak waren gegevens niet terug te vinden of werd de helft van de velden gebruikt.
Bij nadere analyse bleek dat het aantal velden veel te uitgebreid was.
De oplossing lag in het versimpelen van het formulier, zodat duidelijk was welke gegevens waar moesten worden ingevuld.

Ik weet het, bijna te suf om waar te zijn en toch.. ken jij zelf niet meerdere van deze voorbeelden?

Toch is het effect uiteindelijk groot.

Het resultaat is namenlijk dat de dataregistratie verbetert, zodat het terugvinden van de data ook gemakkelijker wordt. Ook dat is een bijdrage aan het vergroten van het succes van het EPD of andere zorg IT applicaties in huis.

#3 Richt je blik naar buiten

Ga contacten aan met collega’s in hetzelfde schuitje, maar kijk ook eens bij andere discipines of zelfs bij bedrijven of duik de literatuur in.

Wat zijn de ontwikkelingen en wat kan jij daarvan meenemen voor jou gebruikers.
Dan gaat het over de inzet van tablets of medische Apps, maar ook hoe denken andere organisaties over ondersteunen van gebruikers bijvoorbeeld.

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je denkt aan waarde bieden, maar ik geloof dat er veel te leren is van andere vakken en werelden. Die kennis en ervaringen helpen je weer om je EPD en zorg IT gebruikers beter te helpen. En dus bij te dragen aan meer succesvolle zorg ict toepassingen.

Binnenkort lanceer ik een platform waarvoor je je kan aanmelden als je graag uitwisselt met anderen in jou vakgebied. Het plan is om een digitaal platform te bieden waar je gemakkelijk en snel contact hebt met je collega’s, waar je informatie en kennis kan uitwisselen. Ad hoc is dat lastig, daarom organiseer ik ook online webinars over nieuwe ontwikkelingen – denk aan Figure1.com bijvoorbeeld, interviews met interessante mensen uit de zorg IT, maar ook informatieve webinars met praktische zaken als hoe te overtuigen, wat kan je met marketing in je eigen werk en allerlei tooltjes die je kan inzetten voor diverse doeleinden.

Als ik dan heel ver denk, komen we twee keer per jaar bij elkaar en nog veel meer.
Binnenkort dus meer, houd je mailbox in de gaten.

Ontvang je nog geen tips?

Meld je dan snel aan en krijg direct gratis toegang tot het e-boek 7 Gouden tips om zorg ICT succesvoller te maken

Zoiets overkomt jou ook vast regelmatig:

Een gebruiker zit achter de computer om je iets te laten zien en klikt op een veldje, tikt iets in en klikt naar het volgende veldje. En zo gaat dat een paar keer.
Je legt kort uit dat zo’n formulier ook met een tab-toets en de pijltjes-toetsen helemaal doorlopen kan worden.
Goh, dat is handig, dat wist ik niet.

Ongetwijfeld heb je zelf veel van dit soort voorbeelden.

Je bent dan bezig met waarde bieden en je werkt aan het succes van die IT toepassing.
Vertel je er ook nog bij dat dat in bijna alle programma’s zo werkt, dan heb je helemaal veel waarde gegeven.

Het is dus simpel om waarde te bieden.

Waarom is het belangrijk om continu waarde te bieden?
Ook dat is simpel, het draagt bij aan de ontwikkeling van de vaardigheden van de EPD of zorg IT gebruiker. Die vaardigheden zijn mede bepalend voor de mate van tevredenheid van een gebruiker.
En tevreden gebruikers leveren een grote bijdrage aan het succes van zorg ICT software oplossingen.
In een andere artikel kom ik terug op de tevredenheid van gebruikers en de relatie met succes van een EPD of andere zorg IT oplossing.

Wat zijn dan de eenvoudige manieren om waarde te bieden?

#1 Geef tips en tricks wanneer en waar je maar kan

De eerste manier hebben we net besproken.
Je geeft wanneer je maar kan eenvoudige tips die gebruikers direct kunnen toepassen.
In het voorbeeld was dat tijdens een gesprek en had alleen die ene gebruiker profijt van je tips. Dat is in zekere zin jammer, want al je gebruikers op deze manier een stapje verder helpen is nogal tijdrovend. Ergo, dat is niet haalbaar.

Wat je wel kan doen is een serie mails maken voor specifieke doelgroepen. De mails stuur je dan bijvoorbeeld elke week, gedurende een bepaalde periode.
In de mail zet je een tip om sneller te werken met formulieren, brieven gemakkelijker te vullen, gegevens te hergebruiken.
Maak je tip kort, leesbaar vanuit het perspectief van je gebruikers en heel specifiek voor 1 onderwerp.

#2 Ga praten en evalueer wat goed is en wat niet

Een tweede manier om waarde te bieden is wat formeler: evalueren waar een bepaalde groep of specialisme tegenaan loopt tijdens het IT gebruik. Dit kan gaan van hardware tot ontbrekende punten of komma’s in formulieren, en van kantoorsoftware tot specifieke zorgapplicaties.

Ik ben wel eens met gebruikers om tafel gegaan die niet goed konden werken met het EPD. Na een korte inventarisatie, bleek dat het aantal werkstations geteld was. Maar 1 daarvan was niet verbonden met het netwerk en dat was niet opgemerkt. Een klein probleem om op te lossen, maar gebruikers kwamen er steeds niet aan toe.

Of een andere keer was ik in gesprek met gebruikers voor een update van een formulier dat al enige tijd in gebruik was. Het moest allemaal helemaal anders, want vaak waren gegevens niet terug te vinden of werd de helft van de velden gebruikt.
Bij nadere analyse bleek dat het aantal velden veel te uitgebreid was.
De oplossing lag in het versimpelen van het formulier, zodat duidelijk was welke gegevens waar moesten worden ingevuld.

Ik weet het, bijna te suf om waar te zijn en toch.. ken jij zelf niet meerdere van deze voorbeelden?

Toch is het effect uiteindelijk groot.

Het resultaat is namenlijk dat de dataregistratie verbetert, zodat het terugvinden van de data ook gemakkelijker wordt. Ook dat is een bijdrage aan het vergroten van het succes van het EPD of andere zorg IT applicaties in huis.

#3 Richt je blik naar buiten

Ga contacten aan met collega’s in hetzelfde schuitje, maar kijk ook eens bij andere discipines of zelfs bij bedrijven of duik de literatuur in.

Wat zijn de ontwikkelingen en wat kan jij daarvan meenemen voor jou gebruikers.
Dan gaat het over de inzet van tablets of medische Apps, maar ook hoe denken andere organisaties over ondersteunen van gebruikers bijvoorbeeld.

Het is misschien niet het eerste waar je aan denkt als je denkt aan waarde bieden, maar ik geloof dat er veel te leren is van andere vakken en werelden. Die kennis en ervaringen helpen je weer om je EPD en zorg IT gebruikers beter te helpen. En dus bij te dragen aan meer succesvolle zorg ict toepassingen.

Binnenkort lanceer ik een platform waarvoor je je kan aanmelden als je graag uitwisselt met anderen in jou vakgebied. Het plan is om een digitaal platform te bieden waar je gemakkelijk en snel contact hebt met je collega’s, waar je informatie en kennis kan uitwisselen. Ad hoc is dat lastig, daarom organiseer ik ook online webinars over nieuwe ontwikkelingen – denk aan Figure1.com bijvoorbeeld, interviews met interessante mensen uit de zorg IT, maar ook informatieve webinars met praktische zaken als hoe te overtuigen, wat kan je met marketing in je eigen werk en allerlei tooltjes die je kan inzetten voor diverse doeleinden.

Als ik dan heel ver denk, komen we twee keer per jaar bij elkaar en nog veel meer.
Binnenkort dus meer, houd je mailbox in de gaten.

Ontvang je nog geen tips?

Meld je dan snel aan en krijg direct gratis toegang tot het e-boek 7 Gouden tips om zorg ICT succesvoller te maken

Dit moet je absoluut weten als je in de zorg ICT werkt

Hoeveel tijd per dag zit je achter je PC?

Hoeveel van die tijd gaat verloren aan problemen, onhandigheden of onkunde?
Vooral dat laatste niet zoveel, toch 😉

Maar hoe is dat voor je EPD gebruikers en ander zorg IT gebruikers?
Enig idee?
Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes![:en]How many time do you spend working at your computer?

How much of this time do you loose on computer trouble, repeating things that do not work, incompetence or clumsiness?
The latter not much, I expect, but still….

How is this for your EHR and other health IT users?
Do you have any idea?

Het zou aardig zijn om een poll te houden onder degenen die zorgverleners ondersteunt.
Ik ben heel benieuwd of je het zou raden.

Onderzoek laat zien dat EPD gebruikers 25-40 % van hun tijd besteden aan het vastleggen en raadplegen van gegevens – afhankelijk van het specialisme – . Meer consistent is de data over de tijd die besteed wordt aan directe patiëntenzorg, dat is ongeveer 20—25%.

De inschatting van gebruikers zelf is overigens verre van accuraat, ze denken dat ze veel meer tijd aan hun patient besteden, veel meer tijd aan registratie en opzoeken van gegevens dan de werkelijkheid.

Hoe beoordelen artsen hun eigen vaardigheden?

Met zoveel uren op een dag die besteed worden achter de computer is het de moeite waard om vaardigheden op te bouwen in het gebruik van de IT toepassingen.

Na meer 3 jaar ervaring met hun EPD vonden artsen dat zij niet vaardig waren in het gebruik ervan, niet wat betreft schrijven en niet wat betreft lezen.

Dit sluit wel aan bij onderzoek uit 2012 dat liet zien dat in Nederland 8% van de werktijd verloren gaat aan problemen met ICT. Denk aan problemen met de techniek, storigen, maar ook aan een gebrek aan vaardigheden bij de omgang met algemene en specifieke computerprogramma’s. In een werkweek van 32uur is dat toch 2,5 uur. Daar is de frustratie niet eens meegeteld.

Is dit ook zo in de Nederlandse ziekenhuizen?

Ik heb geen reden om aan te nemen dat zorgverleners hier geen last van hebben. Met de hectiek in het dagelijkse zorgproces in de ziekenhuizen lijkt het waarschijnlijk dat het percentage nog wat hoger ligt. Maar ik heb geen getallen om het te bewijzen of te ontkrachten.
Het gevolg van onvoldoende vaardige zorgverleners?
Registraties die op de verkeerde plek terecht komen, onvolledige registraties, frustratie bij de gebruikers, tijdverlies bij het gebruiken van de zorg-ict-systemen, om maar een paar gevolgen te noemen.
In zijn algemeenheid is het niet goed voor de kwaliteit van de patientenzorg en het welzijn van de zorgverleners.

Wat te doen?

Het is dus wel de moeite waard om te proberen iets te verbeteren.
Ga maar na hoeveel uren gewonnen kunnen worden en wat dat betekent voor patiëntenzorg.
Tips uit een onverwachte hoek kunnen helpen. Ik denk namelijk dat we wat kunnen leren van marketing. Ik heb de volgende 3 tips voor je

1 Connectie maken
Een goede oplossing kan je alleen bieden als je goed contact hebt met je zorgverleners, zicht hebt op wat er speelt, hoe ze werken met een (EPD) systeem. Dus dat is stap 1, contact leggen en houden op een constructieve manier.

2 Waarde bieden
Het tweede dat in de marketing overal naar voren komt is dat je waarde moet bieden. Dat kan pas als je goed contact hebt en zicht hebt op hoe er gewerkt wordt.
Een tip die iemand tijd bespaart is gemakkelijker te geven als je precies weet wat er speelt. Leer iemand bijvoorbeeld hoe hij met het toetsenbord een formulier of vragenlijst kan invullen of laat zien hoe een bepaald formulier sneller geopend kan worden.

3 Herhalen
De kracht van herhaling kennen we al sinds we klein zijn. Een keertje iets vertellen of uitleggen is (meestal) niet voldoende. Dus het is niet gek dat 1 opleidingsmoment niet voldoet. Benut daarom alle kansen die je krijgt om iemand een tip te geven om iets sneller of handiger te doen.

Deze 3 tips zijn gemakkelijk toe te passen en kosten je niet veel tijd.

Ze leveren zonder twijfel uiteindelijk veel op.

Succes!

Geen bericht, goed bericht? Hoe je snel controleert of dat ook zo is

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.

Het aloude ‘geen bericht, goed bericht’ gaat niet op bij zorg-ICT toepassingen

Ken je het ook? Het ‘piepjes-systeem’?

Het fameuze ‘piepjes-systeem’ wordt heel veel toegepast om te bepalen of er problemen zijn met zorgICT systemen. Geen vuiltje aan de lucht in de meeste gevallen, want het blijft heerlijk rustig en stil. Misschien werkt het in andere sectoren of met andere oplossingen, maar bij zorgIT werkt het niet goed.

Wat is het ‘piepjes-systeem’, voor degene die dat niet weet.
Het piepjes-systeem geeft automatisch een signaal als er iets mis is. Dus geen piepje staat synoniem voor geen probleem.
Een super systeem voor veel toepassingen.
Ik piep wel als ik geen warm water meer krijg, of ik piep als mijn vaatwasser het niet meer doet en ik met de hand moet gaan afwassen.

Maar bij mijn computer gaat dat net even anders. Als die abrupt stopt, of blijft hangen dan mopper ik en trek de stekker eruit of kies de CTRL -ALT -DEL oplossing.
Niet heel elegant, maar in de meeste gevallen voldoet het: ik kan weer verder.

Zo gaat dat ook met programma’s die vastlopen of irritante instellingen hebben.
Soms ga ik op zoek om de instelling te veranderen en soms is het me de tijd niet waard, ik fix het wel even snel op een andere manier.
Niet de bedoeling van de makers, wel sneller dan de officiële weg bewandelen.
Wat ik persoonlijk ook niet doe is een crash rapport opsturen naar de leverancier.
Ik heb totaal geen idee wat dat gaat opleveren, dus doe ik dat maar niet.

En wat doe jij zelf?
Doe je hetzelfde als ik?
Of rapporteer je het altijd aan de juiste loketten of mensen als je werkstation of applicatie vastloopt?

Wat doet een EPD gebruiker?

Denk eens aan een gebruiker van het EPD of een andere zorgapplicatie in huis.
Neemt die de tijd om te bellen of op onderzoek uit te gaan als er iets misgaat?
Ik ga er vanuit dat dit een open deur is.
Maar als de basishouding is dat het werk door moet gaan, zullen problemen met de applicatie niet gemeld worden, of dat nu het EPD of een ander zorg-ICT systeem is.

Welke consequenties heeft dit voor de zorg-ICT?

  1. In elk geval de volgende drie:
    je kan je werk eigenlijk niet goed doen. Je kan niet bijsturen als gebruikers niet goed thuis zijn in de applicatie, omdat je daar niet van op de hoogte bent
  2. het zal langer duren, voordat (kleine) bugs en problemen in de software aangepakt worden. Dus de software verbeteren is lastiger
  3. misschien wel het vervelendst, de weerstand tegen de applicatie zal groeien. Het werkt namelijk niet vlekkeloos en als gebruiker loop je steeds tegen dezelfde

Hoe pak je dit probleem ‘geen problemen melden, tenzij totale paniek‘ aan?

Je kan natuurlijk vragen om problemen te melden.

Ik garandeer je, dat gebeurt niet.
De term ‘management by walking around’ heb je vast wel eens gehoord.
Dit kan iedere functioneel beheerder of informatie-manager ook toepassen.
Het is een simpel, maar doeltreffend middel om contact te houden met je gebruikers, zonder dat er vergaderingen, allerlei procedures of formele registraties aan te pas komen.

Wat doe je dan?

Simpelweg rondjes lopen over afdelingen, vragen hoe het gaat met het EPD of een andere zorgIT-toepassing. Meekijken met gebruikers en veel vragen kan je direct beantwoorden. Ik garandeer je verbluffende resultaten.

Het resultaat voor de gebruiker van zorg IT applicaties?

Het resultaat is dat je zicht krijgt op de vragen, problemen en probleempjes die spelen.
Dat is weer van belang om gebruiker en zorg IT tool steeds beter bij elkaar te laten passen.
De ene keer moet de gebruiker uitleg krijgen, de andere keer moet de ICT toepassing wat bijgeschaafd worden.
Daarmee krijg je grip op het succes van het EPD en andere zorg-ICT-toepassingen in huis.