Helemaal tevreden met het EPD (project) succes? Lees dit dan niet

Ben je net betrokken geweest bij een EPD implementatie?
Of zit je er midden in?

Zoveel dingen die geregeld moeten worden:
Heel veel afstemming met gebruikers en andere betrokkenen.
Hardware, software, werkafspraken en aanpassingen in zorgprocessen komen aan de orde, net als afspraken en verantwoordelijkheden over beheer, de opleidingen, opleidingsmateriaal.
Kortom, heel veel zaken waaraan gewerkt moet worden en met heel veel verschillende mensen.

Je wil natuurlijk graag dat het harde werken beloond wordt met een mooi resultaat.
Daarom is het goed om de factoren het succes van het EPD beïnvloeden al in een vroege fase mee te nemen.

Dat kan bij een EPD op een relatief eenvoudige manier.

Zolang je 6 factoren die het succes van het EPD beïnvloeden in de gaten houdt, kan je gemakkelijk bijsturen met eenvoudige interventies.
Sommige van die factoren worden eigenlijk altijd wel meegenomen, maar anderen zijn minder vanzelfsprekend.

Welke factoren zijn dat? Ontdek ze hieronder.

1: de kwaliteit van het systeem

Dit gaat over de software, de hardware en de infrastructuur.
Ofwel is het EPD beschikbaar waar en wanneer het nodig is?
Een verpleegafdeling met COWs met onvoldoende dekking van het draadloos netwerk, zal niet goed kunnen functioneren. Is de beveiliging goed georganiseerd en kan een gebruiker op meerdere devices werken. Allerlei zaken die over het algemeen goed geanalyseerd en geregeld wordt.

Maar veel minder wordt nagedacht over hoe gemakkelijk gebruikers leren omgaan met de software en hardware, bevat het intrinsieke regels of starheid die zorgt voor te veel sturing van het werk of zelfs extra werk, sluit het aan bij de behoefte van eindgebruikers of zitten er veel meer toeters en bellen in dan nodig en zo zijn er nog veel meer eigenschappen die mogelijk belemmerend werken voor succes.

2: de kwaliteit van de informatie

Helder is dat de leesbaarheid, beschikbaarheid en vaak ook de tijdigheid van gegevens absoluut vooruit gaan met een EPD.
Waar nog wel eens vraagtekens bij gezet kunnen worden is de betrouwbaarheid van data of de volledigheid van data.
Afhankelijk van wie – welke rol – gegevens toegevoegd heeft, schat een collega de waarde in. Een decursus van een co-assistent bijvoorbeeld wordt anders gewaardeerd dan van een ervaren specialist.

Voor gebruikers is het van belang of de gegevens ook bruikbaar zijn in het proces. Heeft de gebruiker die gegevens die hij of zij op dat moment nodig heeft bij de hand?

En zo is ook consistentie van gegevens relevant; is data niet tegenstrijdig? En als dat zo is, is dat verklaarbaar? Het kan natuurlijk dat een patiënt eerst rookt en later niet meer. Maar als een patiënt op datum X diabetes heeft en op datum X+2 jaar niet meer, dan is dat lastiger te verklaren.

3: gebruik

Daadwerkelijk gebruik van het EPD is een factor die – uiteraard – het succes mede bepaalt. Ook bij verplicht of onvermijdelijk gebruik is het wel heel goed om na te gaan of gebruikers EPD registraties of opzoekwerk uitbesteden aan secretaresses, poli-assistentes, verpleegkundigen of arts-assistenten.

Interactie – direct gebruik – meet je af aan het aantal locaties, het aantal malen per dag dat het EPD gebruikt wordt en hoe lang.

Interessant is om te weten hoeveel en van welk type data gebruikers invoeren. Het zou zomaar kunnen zijn dat bepaalde gebruikers alleen maar een tekstveld gebruiken en iet alle soorten velden en keuze-opties die tot hun beschikking staan. Op zijn minst interessant om uit te zoeken.

4: gebruikerstevredenheid

Gebruikerstevredenheid lijkt een simpel iets.
Gebruikers zijn tevreden of niet.
Maar zo simpel is het niet.

Gebruikerstevredenheid is een resultante van onder meer de attitude en verwachtingen die een (potentiële) gebruiker heeft en zijn computervaardigheden.

5: netto voordelen

Per saldo hoopt elke organisatie dat het EPD een aantal netto voordelen oplevert, ook wel de impact op de organisatie.
Maar ook gebruikers hopen of verwachten een aantal voordelen, hun individuele impact is voor hen belangrijk.
Netto voordeel is daarmee een ingewikkelde factor.

Enerzijds worden kosten- en personele besparingen nagestreefd door de organisatie.
Maar gebruikers beogen efficiënter werken, door bijvoorbeeld sneller overzicht over de situatie van de patiënt, minder tijd kwijt aan administratie en meer tijd voor de patiënt.

Bij deze factor is het dus uitermate relevant om te bepalen voor wie of welke groep het voordeel gemeten wordt.

6: service level

Naast een top systeem, gebruikers die het systeem gebruiken is ook het niveau van de ondersteuning en support van belang.
Een gebruiker die met een probleem of vraag belt, wil serieus genomen worden en al dan niet snel een adequaat antwoord hebben.

Sleutelbegrippen zijn empathie, geruststelling en vertrouwen.

Ben je er dan, met deze 6 factoren alleen? Nee, ze hangen op een bepaalde manier samen, maar dat voert te ver voor dit artikel.

Dit artikel downloaden? Klik hier!

Wil je er meer van weten?

De workshop Werken aan Beter EPD-en gaat helemaal in op dit thema.

[:en]Have you been involved in implementing an EHR or EMR system recently?
Or are you in the middle of one?

You will probably recognise the many, many things that need to get organised, like:

  • A lot of communication with end users and others involved.
  • Hardware, software, work instructions and redesign of healthcare processess
  • Agreements on eduction, training material and long term support

All in all, many things that need to be organised and arranged.

Naturally, you hope to get good results in return for your hard work.
Therefore it is wise to consider EHR success factors in an early stage.

Fortunately, this is fairly easy with an EMR or EHR.
As long as the 6 factors of EHR success are monitored constantly, adjusting EHR success requires relatively moderate interventions.

What are the 6 factors of EHR success? I will explain them below.

1: System quality

This one is about software, hardware and infrastructure.
Basically, is the EHR available when and where necessary? A nursing unit, for example, using COWs (computers on wheels) with insufficient coverage of the WIFI network, will not function properly.
Another example concerns privacy and security. Are these guaranteed on all possible devices inside and outside the hospital. In general these issues are well analysed and organised and get a lot of attention.
In general, much less attention is paid to learnability, or how easy users learn to use the software and hardware if applicable. Does the software contain intrinsic rules or rigidity that results in illogical work processess, extra work even sometimes and work arounds. Has the software too many unnecessary features that prevent users to work smoothly with the system.

2: Information quality

Without any doubt, EHR systems greatly improve readability, availabilty and timeliness of data.
However, the reliability and completeness of data are not always improved that much.
Reliability is not a fixed feature. Users tend to judge the value of specific data depending on who entered that data. In case an intern adds a clinical note, this is valued differently from a senior resident’s note.
Then the case of usability. To users it matters whether or not data are useful in the care process. In other words, are the necessary data easily available in the moment they are needed.
And information quality is also about consistency, or do data not contradict each other. Sometimes this is logical and can be explained. A patient can be a non-smoker, while three years before he smoked 10 cigarettes a day. But if a patient is diagnosed with diabetes at day X, and does not have diabetes – according to his medical record – at day X + 2 years, that is rather difficult to explain.

3: Actual use

Actual use by end users is crucial for success, obviously. Even when users are obliged to use the system, their actual degree of use may vary. Some users tend to ask others, nurses, interns, clercks to enter data on their behalf.
Direct interaction with the system can be assessed by measuring the number of locations, the times a day that the EHR is actually used and for how long it is used.
Interesting to know is how many and what type of data users enter. It is not unlikely that users only enter data in free text, while the structured data entry is limited to an absolute minimum.

4: User satisfaction

User satisfaction may seem a simple thing.
Users are either satisfied with the EHR or EMR or not.
But it is not that simple.
User satisfaction is a complex end result of attitudes, expectations and computer skills and competence.

5: Net benefits

The introduction of a (new) EMR or EHR system aims at certain net benefits. These net benefits result from benefits against costs for both end users as well as the organisation as whole.
Thus the impact on the individual user and the impact on the organisation add up. Not rarely the benefits for the organisation conflict with those for individual users. This makes net benefits a complex success factor.
Organisations often strive for cost and staff reduction, while end users wish to work more efficiently. They might want a better overview of patient data and less time needed for administrative tasks.
Therefore, while assessing net benefits being aware of the perspective is of high importance.

6: Service level

Even if the initial system is a top system, when the service level does not meet expectations, success will not be met.
Service and support are of utmost importance. Imagine the user struggling with an EHR problem, during a patient visit. He will not be amused in case the message is ‘tomorrow, you are first’.
Any user with a question or a problem wishes to be heard and taken seriously. Off course, you might think, but how often does it happen otherwise?
Key concepts are empathy and trust.

Now you know the 6 factors that contribute to EHR success. Is that all there is to know?
No, they relate to each other in a specific way. That I will discuss in another article.

Want to read more?

An electronic patient record for stroke, PhD thesis, MJ van der Meijden

IT succes model, DeLone and McLean

Over Mirjan van der Meijden

EPD projectleider - Informatie/proces analist - EPD adviseur - spreker
Boekenlegger op de permalink.

Reacties gesloten.